Orde en netheid

Orde en netheid zijn basisaspecten van welzijn op het werk in elke organisatie. De voordelen van een ordelijke en hygiënische werkomgeving zijn minder ongevallen, minder gezondheidsklachten en meer jobtevredenheid. Vaak gebruiken organisaties de 5-S methode om orde en netheid te bevorderen.


Werken aan orde en netheid

De zorg voor een ordelijke en hygiënische werkomgeving draagt bij tot efficiënter werken, een aangenamere werkomgeving, een gezonder werkklimaat. Het omvat het beperken van val- en struikelrisico's, het verwijderen van afval en andere brandrisico's van de werkplekken, het schoon houden van werkruimten en sociale voorzieningen, de inrichting en signalisatie van doorgangen, opslagplaatsen, onderhoud, …
Het handhaven van orde en netheid is een permanente opdracht. Enkel af en toe een grote schoonmaak houden, werkt niet efficiënt. Integendeel, het zijn dure operaties. Belangrijke componenten zijn een permanent onderhoudsprogramma, het betrekken van de werknemers bij het signaleren van mankementen en het regelmatig uitvoeren van controles. Het toepassen van de 5-S methode biedt een goede houvast voor het systematiseren van een beleid rond orde en netheid.

Onderhoudsprogramma

Om de werkomgeving ordelijk en net te houden is een evenwichtig onderhoudsprogramma een must. Regelmatig onderhoud van alle werkruimten en een dagelijkse schoonmaak van de sociale voorzieningen is trouwens een wettelijke verplichting (Codex welzijn op het werk, art. III.1-9 en III.1-42). Schoonmaaktaken worden vaak uitbesteed maar het is belangrijk om te zorgen voor een goede coördinatie, aansturing, opvolging en verbetering. Een onderhoudsprogramma is immers meer dan op geregelde tijdstippen een schoonmaakploeg binnenhalen. Frequentie van het onderhoud is belangrijk net zoals het tijdstip, de wijze waarop het gebeurt en de producten die gebruikt worden. Een onderhoudsprogramma gaat ook verder dan reiniging en behelst eveneens het proactief nakijken en vervangen van versleten vloeren, trappen, deuren, kranen, enz. Daarnaast hebben ook buitenruimten zoals toegangspaden, parkings en groen regelmatig onderhoud nodig.

Iedereen betrekken

Gebouwen in orde, veilig en proper houden is een permanente zorg. Kleine problemen en mankementen (kapotte lamp, beschadigde leuning, kuil in de parking, …) kunnen door iedereen mee opgespoord en aangepakt worden. De betrokkenheid van de werknemers vormt hierbij een belangrijk element want zij zijn een belangrijke informatiebron.

Om de inbreng van de werknemers aan te moedigen en te structureren, is het best om een procedure uit te werken:

  • hoe mankementen/problemen signaleren (schriftelijk, mondeling, met een formulier, …), aan wie, hoe gebeurt de opvolging;
  • de procedure duidelijk communiceren;
  • de feedback verzorgen: hoe en wanneer werd het mankement opgelost.

Regelmatig controleren

Het behoud van een ordelijke en nette werkomgeving hangt ook van het regelmatig uitvoeren van controles. Nakijken of alles nog in orde is en probleempunten actief opsporen. Een checklist is altijd handig om dergelijke controles uit te voeren maar het kan ook zonder, door met open blik naar de omgeving te kijken.

Aandachtspunten voor het makkelijk herkennen van mogelijke probleempunten:

  • is de vloer in goede staat? (losse tegels, krullende matranden, beschadigingen, …);
  • werkt de verlichting? werken alle lampen?
  • zijn alle gevaarlijke situaties gesignaleerd? (drempels, obstakels, …)
  • is er een procedure voor het opruimen van gemorste stoffen? Zijn spill kits aanwezig?
  • zijn de doorgangen vrij?
  • zijn er geen rondslingerende voorwerpen, kabels, …?
  • zijn de reddingsmiddelen toegankelijk? in goede staat?
  • worden de branddeuren dichtgehouden?
  • zijn de werkruimten schoon? wordt er regelmatig en grondig schoon gemaakt?
  • zijn de sociale voorzieningen proper? werkt alles naar behoren? geen lekkende kranen, bekraste toiletdeuren, …?

5S-methode

De 5S-methode is een systematische aanpak die ervoor wil zorgen dat alles ordelijk, overzichtelijk en goed georganiseerd blijft. Het verwijst naar 5 woorden die allemaal met een S beginnen. Oorspronkelijk waren dit 5 Japanse woorden want de methode is overgewaaid uit Japan.

De 5 Nederlandstalige equivalente woorden zijn:

  • Sorteren of Scheiden: alles wat overbodig, schadelijk, defect, … is, verwijderen
  • Schikken: alles een vaste plek geven en steeds terugzetten
  • Schoonmaken: reinigen maar ook storingen wegnemen, oorzaken van vervuiling aanpakken
  • Standaardiseren: de principes van sorteren, schikken en schoonmaken in procedures en werkmethodes gieten
  • Systematiseren of Stand houden: zorgen dat het systeem continuïteit krijgt door er regelmaat in te brengen, toezicht, bijsturing, enz. Door de stelregels doordacht toe te passen kan een systeem opgezet worden waardoor de werkplek niet alleen ordelijker maar ook veiliger en efficiënter wordt.