Procedure toetreding

Procedure deel 1 – Aanvraag tot erkenning als vrijwilligersorganisatie bij het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw

  • Een vrijwilligersorganisatie die gebruik wil maken van de verzekering, vraagt eerst een erkenning aan. U kunt dit rechtstreeks doen bij het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw 
  • Op basis van de gegevens van het aanvraagformulier beslist het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk of uw organisatie al dan niet erkend wordt en dus gebruik kan maken van de verzekering. Een erkende organisatie heeft recht op 1000 uren gratis verzekering
  • Wees op tijd! Hou er rekening mee dat er tussen het tijdstip van uw erkenningsaanvraag en het tijdstip waarop de beslissing van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk wordt meegedeeld 3 weken kunnen liggen. Om deze termijn voor iedereen te garanderen, worden erkenningen strikt in volgorde van aanvraag afgehandeld.
  • De organisaties die erkend worden, ontvangen een e-mailattest met erkenningsnummer en de nodige documenten om de te verzekeren activiteiten tot 48 uur vooraf via www.gratisvrijwilligersverzekering.be bij de verzekeringsmaatschappij aan te geven.

Procedure deel 2 – Aangifte activiteiten aan de verzekeringsmaatschappij

  • Ingeval van erkenning kan de vrijwilligersorganisatie haar activiteiten tot 48 uur vooraf doorgeven en aanpassen via www.gratisvrijwilligersverzekering.be .
  • De aangifte van de activiteit dient tenminste 48 uur voor de aanvang van de activiteiten te gebeuren.
  • Wanneer u binnen de 1000 gratis vrijwilligersuren blijft, ontvangt u binnen de 48 uur via e-mail een dekkingsbevestiging.
  • Het contingent vrijwilligersuren geldt per 12 maanden vanaf erkenningsdatum. Niet gebruikte vrijwilligersuren kan u niet overdragen naar een volgende erkenningstermijn. 
  • De aangifte van een schadegeval gebeurt via een daardoor bestemd formulier rechtstreeks aan de verzekeringsmaatschappij. Meer informatie in dit verband vindt u hier 
  • Indien de activiteit om één of andere reden niet kan doorgaan, kan u deze dagen recupereren op voorwaarde dat u ons hiervan 48 uur op voorhand op de hoogte brengt via www.gratisvrijwilligersverzekering.be . Daar kan je ook de aanvraag wijzigen indien nodig, tot 48 uur vooraf.